الغرض من الدور: تقديم الدعم الإداري والتنفيذي المتقدم للإدارة العليا من خلال إعداد المستندات والمراسلات، وإدارة أنظمة الأرشفة الورقية والإلكترونية، ومتابعة المهام اليومية بدقة، والالتزام بأعلى معايير السرية والتنظيم والكفاءة المهنية في تطبيقات Microsoft Office. المسؤوليات الرئيسية: 1. الكتابة وتنسيق المستندات (العربية والإنجليزية) كتابة وتنسيق جميع أنواع المستندات (التقارير، المراسلات، العقود، محاضر الاجتماعات، الجداول الزمنية، النماذج) باللغتين العربية والإنجليزية مع عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية. تأكد من أن التنسيق يتماشى مع قوالب الشركة المعتمدة (الخطوط والهوامش والشعارات والتوقيعات). إعادة إنتاج المستندات الممسوحة ضوئيًا أو المصورة حسب الحاجة. 2. الأرشفة الورقية والإلكترونية أرشفة الوثائق الورقية والإلكترونية في ملفات منظمة مصنفة حسب النوع والتاريخ. تطبيق نظام الأرشفة المعتمد لدى الشركة (ترقيم، فهرسة، سهولة الاسترجاع). التخلص بشكل آمن من المستندات القديمة وفقًا لسياسة الاحتفاظ بالمستندات. استخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وخدمات التخزين السحابية (OneDrive، Google Drive). 3. إعداد جداول البيانات والعروض التقديمية إنشاء وتحديث جداول البيانات (Excel) لتتبع البيانات (الاجتماعات وقوائم المهام والنفقات وطلبات الصيانة وما إلى ذلك). تصميم العروض التقديمية الاحترافية (PowerPoint) للرئيس التنفيذي، بما في ذلك المخططات والجداول والصور المتوافقة مع الهوية البصرية للشركة. 4. المهارات الناعمة السرية المطلقة: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة (المالية والاستراتيجية والشخصية) دون الكشف عنها. الدقة القصوى: مراجعة المستندات والتقارير قبل تقديمها، مع عدم التسامح مطلقًا مع الأخطاء الإملائية أو الرقمية. التنظيم المتفوق: إدارة الوقت وتحديد الأولويات والقدرة على العمل تحت الضغط. اللباقة والتقدير: التفاعل مع كبار الشخصيات والموظفين والزوار بطريقة مهنية. المبادرة وحل المشكلات: القدرة على اتخاذ قرارات إدارية بسيطة ضمن السلطة المفوضة. 5. المهام الإدارية والتنظيمية الرد على الاستفسارات البسيطة عبر الهاتف والبريد وتوجيهها إلى الشخص المناسب. متابعة طلبات القرطاسية واللوازم المكتبية للإدارة العليا. متابعة طلبات الصيانة البسيطة أو الدعم الفني. تنظيم الملفات الحالية والمغلقة على رفوف المكاتب وخزائن الأرشيف.