يتولى كبير المتخصصين الإداريين والمكاتب المسؤولية عن التشغيل السلس لجميع مباني الشركة وتوفير الدعم الإداري عالي المستوى. يضمن هذا الدور أن يكون مكان العمل آمنًا وفعالاً من حيث التكلفة ومجهزًا بالكامل لدعم الإنتاجية. ستدير كل شيء بدءًا من صيانة المرافق والخدمات اللوجستية للخدمات وحتى السفر التنفيذي وعلاقات البائعين عبر جميع فروع الشركة.   1. عمليات المرافق وإدارة المكاتب الإشراف: قيادة ومراقبة أداء موظفي التنظيف ومساعدي المكاتب والسائقين والمراسلين لضمان بيئة احترافية. مراقبة المخزون: إدارة دورة حياة القرطاسية المكتبية والمواد الاستهلاكية (المشتريات، والتجديد، وتتبع الاستخدام الشهري). إدارة المخزون: التأكد من أن المخزن ولوازم التنظيف وصيدلية الشركة (الإسعافات الأولية) مخزنة بالكامل ومتوافقة مع معايير السلامة. الخدمات اللوجستية: تنسيق خدمات البريد السريع الداخلية والخارجية وتوزيع البريد.   2. المرافق والاتصالات والامتثال المالي الإشراف على المرافق: التعامل مع المدفوعات ومراقبة أرصدة الكهرباء والمياه والغاز والألياف الضوئية في جميع الفروع لضمان عدم انقطاع الخدمة. إدارة الاتصالات: تسوية وإدارة الفواتير لجميع خطوط الهاتف المحمول (اتصالات، نحن، فودافون)، والخطوط الأرضية، والخطوط الساخنة. إعداد التقارير: احتفظ بأجهزة تتبع شهرية لجميع تكاليف المرافق والاتصالات لتحديد الرسوم الزائدة ومنعها.   3. الملكية والترخيص والحوكمة الإيجارات: إدارة عقود الإيجار لجميع المكاتب والمستودعات والفروع. ضمان معالجة المدفوعات ربع السنوية في الوقت المحدد. الامتثال: الإشراف على تجديد تراخيص اللوحات الإعلانية وجميع التصاريح المتعلقة بالمحافظة في مختلف المناطق (مثل المنصورة وسموحة). إجراءات التشغيل الموحدة: تطوير وتنفيذ إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) وسير عمل الموافقة على المهام الإدارية.   4. الدعم التنفيذي وسفر الشركات خدمات الكونسيرج: التعامل مع الطلبات ذات الأولوية العالية للرئيس التنفيذي والإدارة العليا، بما في ذلك حجوزات الطيران المعقدة وحجوزات الفنادق. لوجستيات السفر: التفاوض على الأسعار المفضلة مع الفنادق وخدمات الليموزين لضمان فعالية التكلفة لسفر الموظفين. تخطيط الأحداث: تنسيق الخدمات اللوجستية لأحداث الشركات والمؤتمرات والاجتماعات (تحديد مصادر المكان وتقديم الطعام والإعداد).   5. الصحة والسلامة والصيانة الامتثال للسلامة: إجراء عمليات تفتيش سنوية على طفايات الحريق والحفاظ على بروتوكولات الطوارئ. صيانة الأصول: الإشراف على صيانة المولدات وجداول التزود بالوقود وخطط التنظيف العميق ربع السنوية للأثاث والمرافق. الإجراءات الوقائية: إجراء عمليات تفتيش منتظمة للموقع للتأكد من سلامة وأمن جميع المرافق.   6. إدارة البائعين والميزانية علاقات البائعين: اختيار البائعين وتقييمهم والتفاوض معهم بشأن التنظيف والصيانة والخدمات اللوجستية لضمان أفضل قيمة مقابل المال. إعداد الميزانية: إعداد ومراقبة ميزانية الإدارة السنوية، وتقديم تقارير النفقات الشهرية والربع سنوية إلى الإدارة.