المكتب الأمامي وإدارة الزوار نرحب بالزوار والعملاء وممثلي الحكومة وشركاء الأعمال بطريقة احترافية ومهذبة تتفق مع العلامة التجارية والصورة لشركة Sky Ports. تشغيل عملية إدارة الزوار: التسجيل، وإصدار الشارة، وتنسيق المرافقة، وإخطار الموظفين المضيفين. إدارة خط الاستقبال الرئيسي ولوحة مفاتيح المقر الرئيسي وفحص وتوجيه المكالمات بكفاءة إلى الإدارة ذات الصلة أو المكتب التنفيذي. الحفاظ على مظهر ونظافة وجاهزية منطقة الاستقبال ومناطق الانتظار/الصالة المجاورة في جميع الأوقات. تأكد من الاحتفاظ بسجلات الزائرين وإقرارات اتفاقية عدم الإفصاح (حيثما أمكن) وسجلات الوصول بدقة ومواءمتها مع بروتوكولات أمان المقر الرئيسي. دعم المكتب التنفيذي Coordinate with the offices of the Chairman, Managing Director, and senior executives for incoming guests, meetings, and external correspondence. إدارة حجوزات غرف الاجتماعات بما في ذلك الإعداد وتنسيق المرطبات والتغيير في الوقت المناسب بين الاجتماعات. استقبال الزوار المهمين والإعلان عنهم بما يتماشى مع البروتوكول التنفيذي وتوقعات السرية. دعم إعداد مواد الاجتماع عند الطلب (الطباعة، التجليد، خيم الأسماء، أوراق الحضور). البريد والبريد السريع والمراسلات استلام وتسجيل وفرز وتوزيع البريد الوارد والشحنات والطرود البريدية إلى الإدارات والأفراد المناسبين. تنسيق خدمات البريد والبريد الصادر مع البائعين المعتمدين؛ الاحتفاظ بسجلات الإرسال وتأكيدات التسليم. تتبع المراسلات الحساسة أو ذات الوقت الحرج (على سبيل المثال، الحكومية والقانونية والمصرفية) وقم بتصعيدها على الفور إلى المكتب المعني. التنسيق الإداري التنسيق مع مقدمي خدمات التنظيف والصيانة والمرافق لضمان بقاء بيئة المقر الرئيسي في حالة مثالية. دعم لوجستيات السفر والإقامة لزيارة الموظفين من EPS والأدبية والسخنة والمواقع الأخرى عند تعيينهم. مساعدة الموارد البشرية والإدارة في تجربة الإعداد للمنضمين الجدد في يومهم الأول في المقر الرئيسي. الحفاظ على الملفات الرقمية والمادية المنظمة للوثائق الإدارية والعقود والفواتير وسجلات الخدمة ذات الصلة بالمكتب الأمامي. الاتصالات وتمثيل العلامة التجارية التواصل بطلاقة باللغتين العربية والإنجليزية مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، كتابيًا وشفهيًا. الحفاظ على أعلى معايير السرية فيما يتعلق بالزائرين وجداول المديرين التنفيذيين والمعلومات الحساسة التي يتم ملاحظتها أثناء أداء الواجبات.