أولاً: المراسلة والاتصال: إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والبريد الفعلي. صياغة وتنسيق وتدقيق الرسائل والمذكرات والتقارير المهنية نيابة عن المدير / القسم. فحص المكالمات الهاتفية والزوار، وتقديم المعلومات أو إعادة توجيه الاستفسارات إلى الموظفين المناسبين. ثانيا. إدارة التقويم والاجتماعات: الحفاظ على وتنسيق التقويم المهني للمدير، بما في ذلك جدولة المواعيد وحل النزاعات. تنظيم وجدولة اجتماعات الأقسام وجلسات اللجان والفعاليات. قم بإعداد جداول أعمال الاجتماع، وتجميع المواد الأساسية اللازمة، وتوزيعها على الحضور مسبقًا. تسجيل ونسخ وتوزيع محاضر الاجتماعات الدقيقة، وتتبع جميع بنود العمل للمتابعة. ثالثا. التوثيق وحفظ السجلات: إنشاء وصيانة نظام حفظ ملفات مادي ورقمي صارم لجميع السجلات المكتبية. التأكد من سرية وأمن الوثائق الحساسة، والالتزام بسياسة السجلات الشخصية بالجامعة. إدارة استرجاع المستندات وأرشفتها، والتأكد من تحديث جميع السجلات وسهولة الوصول إليها عند الحاجة. رابعا. تنسيق المكتب والخدمات اللوجستية: الإشراف على الصيانة اليومية لبيئة المكتب، والتأكد من بقائها احترافية ومنظمة. مراقبة وإدارة مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات والتنسيق مع فريق المشتريات لضمان التوافر المستمر. تنسيق الترتيبات اللوجستية للزوار، بما في ذلك حجوزات الغرف وطلبات الضيافة (تقديم الطعام/البوفيه). تأكد من أن المعدات المكتبية (الطابعات والماسحات الضوئية وما إلى ذلك) تعمل بشكل صحيح وتنسيق الإصلاحات مع تكنولوجيا المعلومات أو المرافق عند الضرورة.