1. تنسيق الاجتماعات والحضور • حضور وجدولة اجتماعات الرئيس التنفيذي، سواء عبر الإنترنت أو دون اتصال، مباني الشركة الداخلية أو الخارجية. • تنسيق جداول الاجتماعات والتأكد من محاذاة كافة الحضور المطلوبة. • إعداد جداول أعمال الاجتماع والوثائق المطلوبة عند الحاجة. 2. توثيق محضر الاجتماع • تسجيل محضر اجتماع دقيق ومحترف (MoM) أثناء الاجتماعات. • توثيق المناقشات الرئيسية والقرارات وبنود العمل والمواعيد النهائية بشكل واضح. • مشاركة محضر الاجتماع مع أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب. • الاحتفاظ بسجلات ومحفوظات منظمة لجميع الاجتماعات والمناقشات. 3. المتابعة وتتبع الإجراءات • المتابعة مع الأطراف المعنية فيما يتعلق ببنود العمل المعينة والمواعيد النهائية. • ضمان التحديثات في الوقت المناسب على المهام المعلقة والالتزامات التي تمت مناقشتها خلال الاجتماعات. • تصعيد الإجراءات المتأخرة أو المسائل التي لم يتم حلها إلى الرئيس التنفيذي عند الضرورة. • رصد التقدم المحرز في بنود المتابعة الاستراتيجية والتشغيلية. 4. الدعم التنفيذي • دعم الرئيس التنفيذي في الأنشطة الإدارية والتنسيقية اليومية. • إدارة الاتصال والتنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين. • التعامل مع المستندات السرية والمعلومات التجارية الحساسة بشكل احترافي. • المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير والملخصات التنفيذية عند الاقتضاء. • تنسيق وإدارة جميع ترتيبات سفر الأعمال، بما في ذلك حجوزات الطيران والإقامة في الفنادق وتجهيز التأشيرات والنقل ومسارات السفر، مما يضمن عمليات السفر السلسة والفعالة للموظفين والإدارة. 5. التواصل والتنسيق • تسهيل التواصل السلس بين الرئيس التنفيذي وفرق الإدارة. • تنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول التنفيذية. • ضمان المتابعة السليمة وتدفق الاتصالات عبر الإدارات. • الحفاظ على الاحتراف والسرية في جميع الاتصالات. 6. التوثيق وإعداد التقارير • الحفاظ على نظم الوثائق والتتبع المنظمة للاجتماعات وأنشطة المتابعة. • إعداد تقارير متابعة دورية للرئيس التنفيذي فيما يتعلق بالإجراءات المعلقة والتسليمات. • ضمان التوثيق الصحيح للقرارات الاستراتيجية والمناقشات الإدارية.